プライバシーポリシー

個人情報の取得

当社は、事業活動の範囲内で個人情報の利用目的を特定し、その目的達成のために必要な限度で公正かつ適正に個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、取得した個人情報の目的外利用をしないよう処置を講じます。

個人情報を収集・利用する目的

当社が個人情報を収集・利用する目的は、以下のとおりです。

• 当社サービスの提供・運営のため
• ユーザーからのお問い合わせに回答するため（本人確認を行うことを含む）
• ユーザーが利用中のサービスの新機能、更新情報、キャンペーン等及び当社が提供する他のサービスの案内のメールを送付するため
• メンテナンス、重要なお知らせなど必要に応じたご連絡のため
• 利用規約に違反したユーザーや、不正・不当な目的でサービスを利用しようとするユーザーの特定をし、ご利用をお断りするため
• ユーザーにご自身の登録情報の閲覧や変更、削除、ご利用状況の閲覧を行っていただくため
• 上記の利用目的に付随する目的

個人情報の提供等

当社は、法令で定める場合を除き、本人の同意に基づき取得した個人情報を、本人の事前の同意なく第三者に提供することはありません。なお、本人の求めによる個人情報の開示、訂正、追加若しくは削除又は利用目的の通知については、法令に従いこれを行うとともに、ご意見、ご相談に関して適切に対応します。

個人情報の第三者提供

当社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を第三者に委託する場合、その適格性を十分に審査し、その取扱いを委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うこととします。

外国にある第三者への提供・開示

当社は、ベトナム社会主義共和国のグループ会社及び委託先に、個人情報を提供する場合があります。当社は当該グループ会社及び委託先企業に対して適切なセキュリティ管理を義務付け、管理監督するなどの対応を行うほか、当社のセキュリティ基準に則った適切な個人情報の保護が図られるよう必要な措置を講じます。

当該国における個人情報の保護制度に関する情報：ベトナム社会主義共和国の個人情報の保護に関する制度等の調査（個人情報保護委員会 ppc.go.jp）

提供先の第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報：提供先はOECDプライバシーガイドライン８原則に対応する措置を講じております。

法令・規範の遵守

当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範及び社会秩序を遵守し、個人情報の適切な保護に努めます。

個人情報の適切な管理

当社は、当社が取り扱う個人情報について、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えいなどの危険を十分に認識し、合理的な安全対策を実施するとともに、問題が発生した場合は適切な是正措置を講じます。

お問い合わせへの対応

当社は、当社が取り扱う個人情報について、本人から開示、訂正、利用停止及び苦情相談等のお問い合わせがあった場合は適正に対応します。

継続的改善

当社は、個人情報保護に関する管理規定及び管理体制を整備し、全社員で徹底して運用するとともに定期的な見直しを行い、継続的な改善に努めます。

情報セキュリティポリシー（ISMS）

プライバシーポリシーと併せて、VNEXT HOLDINGS JSC（グループ会社：VNEXT JAPAN株式会社とVNEXT SOFTWARE JSC）は、2020年7月1日制定の情報セキュリティポリシーを定めています（VNEXT HOLDINGS株式会社 CEO TRAN NGOC SON、VNEXT JAPAN株式会社 代表取締役社長 森 周平）。法人向けのソフトウェア開発会社として、プログラムを通じて企業様のシステム開発情報を取り扱うことから、ご依頼企業に安心していただけるよう情報セキュリティの取り組みを推進しています。そのための行動指針として本方針を定め、情報セキュリティのためのルール及び管理体制を「情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）」として整備し、実行、継続を通じてサービスの向上及び社会的責務を果たします。

• 情報セキュリティ — 当社は、情報セキュリティの定義を情報資産に対する機密性、完全性、可用性の維持とし、維持を脅かすリスクの発生原因を、社内規定に従って脅威、脆弱性の観点から特定するとともに、当社が受容可能なリスクの水準に抑えるため、発生原因に対する適切な管理策を講じます。
• 情報セキュリティの対象 — 当社は、情報セキュリティマネジメントの対象をお客様とサービス単位で捉え、対象とする情報資産には、当社管理下の業務活動に関わるコンピュータやネットワーク設備、ソフトウェア等の情報システム、情報システム上で処理するデータ等のほか、業務上知り得た秘密情報や契約書類等のドキュメント、ノウハウ等の知的財産を含めます。
• 情報セキュリティの管理体制 — 当社は、情報セキュリティの活動を確実にするため、情報セキュリティ活動を統括する管理者を任命して活動にあたるとともに、同活動への点検活動として情報セキュリティ監査体制を組織します。また、万一の情報セキュリティに関する事故に備えた外部専門家と連携した緊急体制を備えます。
• 情報セキュリティの管理策 — 当社は、情報セキュリティの管理策を講じるにあたり、ISMSの活動を通じて決定した、体制や手順の整備等の組織的管理や、従業者への教育・訓練等の人的管理、また、情報資産の授受や保管等における物理的、技術的管理を行い、組織が一体となって情報セキュリティ活動に取り組みます。
• 情報セキュリティに関する法令等および契約上の遵守 — 当社は、情報セキュリティ活動の上で、情報資産に関連する不正競争防止法や個人情報保護法、著作権法等の法令や各種ガイドライン、その他の規範、及び利害関係者からの機密保持等をはじめとする要求等を確認し、遵守します。
• 情報セキュリティマネジメントシステムの継続的改善 — 当社は、社会情勢の変化や情報技術の進歩等に対応し、新たな脅威から情報セキュリティを維持するべく、定期に「情報セキュリティマネジメントシステム」を見直し、予防や是正活動を通じて、情報セキュリティの維持と継続的な改善を行います。

言語

本ポリシーは、日本語で作成され、英語・ベトナム語に翻訳されます。日本語版が正本であり、他言語版は参考として作成されます。これら各言語版の間に矛盾抵触がある場合、日本語版が優先されます。

プライバシーポリシーの変更

本ポリシーの内容は、法令その他本ポリシーに別段の定めのある事項を除いて、１か月前までに本ウェブサイトに告知することにより、変更することができるものとします。当社が別途定める場合を除いて、変更後のプライバシーポリシーは、本ウェブサイトに掲載した効力発生日から効力を生じるものとします。

付則の適用範囲

本付則は、VNEXT JAPAN株式会社が運営するV-Brainの公開紹介ページ、及びログイン後の社内アプリケーション（ナレッジ、提出、レビュー、Q&A、ナレッジグラフ）に適用されます。

V-Brainが取得する情報

本サービスは、上記の機能を提供するために必要な情報のみを保持します。

• Googleログイン情報 — ログインに同意された際にGoogleから提供されるメールアドレス、氏名及びプロフィール画像。Googleアカウントのパスワードは受領も保存もしません。
• 提出された文書及び付随するメタデータ — ファイル名、抽出されたテキスト、文書から取り出した画像、提出者、格納先フォルダ、レビュー履歴。
• 利用ログ — Q&Aタブで入力された質問、閲覧した文書、レビュー操作。不具合調査、検索品質の測定及び障害時の追跡に用います。
• 公開ページでご入力いただいた情報 — ご相談フォーム及び資料ダウンロードフォームの氏名、会社名、メールアドレス、電話番号、ご相談内容。
• サーバの技術ログ — IPアドレス、ブラウザの種類、アクセス時刻。自動的に記録され、システムの安全確保に必要なものです。

利用目的

上記の情報は、ユーザーの認証及び権限制御、文書処理パイプラインの実行、出典付き回答の生成、ご依頼に応じたご連絡、並びにシステムの安全確保のためにのみ利用します。

当社は、データを販売せず、ターゲティング広告に利用せず、以下に掲げる以外の第三者へ提供することはありません。

データを取り扱う第三者と所在地

Aパートの「外国にある第三者への提供・開示」ではベトナムへの提供を記載していますが、V-Brainは米国所在のサービスも利用するため、本付則で全体を開示します。

本一覧は、利用する事業者の変更に伴い更新されます。最終更新日はページ冒頭に記載しています。

• Google Cloud Platform（Google LLC、米国） — アプリケーションサーバ、データベース及び原本ファイルの保管。
• Google Workspace / Google Drive API（Google LLC、米国） — OAuthログイン及び共有ドライブからの文書読み取り。V-Brainのサービスアカウントは閲覧者権限のみを持ち、ドライブ上のファイルを変更・改名・削除することはありません。
• OpenAI, L.L.C.（米国） — Q&Aタブにおける回答生成。質問に関連する文書の該当箇所が併せて送信されます。
• HubSpot, Inc.（米国） — 紹介ページの資料ダウンロードフォームに入力された情報の受領。
• VNEXT SOFTWARE JSC（ベトナム） — グループ会社として本システムの開発及び運用を担当。Aパートに定める条件に従います。

AIモデルへ送信されるデータ

ご質問をいただくと、V-Brainはナレッジ内から関連する箇所を検索し、質問文と当該箇所をモデル提供事業者へ送信して回答を生成します。ナレッジ全体が送信されることはなく、質問に合致した箇所のみが本システムの外に出ます。

当社は事業者の有償APIを利用しており、消費者向けの無償サービスは利用していません。各事業者の現行API利用規約に基づき、API経由で送信されたデータはモデルの学習に利用されません。ベクトル及び検索インデックスは、VNEXT JAPANが管理するデータベース内に保持されます。

保存期間

文書及びメタデータは、ナレッジに登録されている間保存されます。蓄積すること自体がナレッジベースの目的だからです。レビュー担当者及びスーパー管理者はいつでも文書を削除でき、削除すると抽出テキスト、取り出した画像及びベクトルも併せて消去されます。

アカウント情報は、アクセス権を有する期間中保存されます。フォームからいただいた情報は、営業担当が回答及び追跡を行うために必要な期間保存し、その後は社内規定に従い削除します。

安全管理の方法

アクセスはGoogleログインとフォルダ単位の権限制御を経由します。スーパー管理者はグループごとの閲覧範囲を限定でき、ナレッジ検索、Q&A、グラフ、画像表示、原本ダウンロード、MCPコネクタといったすべての出口が同一の判定を通ります。新規に提出された文書はレビュー前に機密情報スキャンにかけられ、レビュー担当者が承認した文書のみが検索インデックスに登録されます。

会社レベルでは、これらの措置はVNEXT HOLDINGSの情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の一部として運用されています。その六つの方針は、本ページAパートの「情報セキュリティポリシー（ISMS）」に掲載しています。

ナレッジに登録してはならない情報

V-Brainは業務ナレッジのための基盤です。人事記録、給与情報、契約書、お客様との秘密保持契約の対象となる資料、その他の要配慮個人情報は、提出権限の有無にかかわらず登録しないでください。

該当する文書がナレッジに混入していることに気づかれた場合は、お問い合わせ先までご連絡ください。レビュー担当者が削除します。

ご本人の権利

個人情報保護法に基づき、ご本人はご自身の個人情報について開示、訂正、利用停止、削除及び利用目的の通知を請求することができます。手続及び受付窓口はAパートに記載のとおりです。

V-Brainについては、アカウント情報はアプリケーション内でご確認・修正いただけます。アカウントの削除をご希望の場合は、お問い合わせ先までご連絡ください。

クッキー及びアクセス解析

本アプリケーションは、ログイン状態を保持するためにセッションクッキーを使用します。これがないとログインできません。公開紹介ページでは、統計的な集計の範囲でアクセス解析ツールを併用します。クッキーはブラウザで拒否・削除できますが、セッションクッキーを拒否するとログイン後の機能はご利用いただけません。

お問い合わせ

V-Brain自体に関するお問い合わせ（文書の取扱い、アクセス権限、文書の削除依頼など）：v-brain@vnext.vn

Aパートに基づく個人情報に関するご請求（開示、訂正、利用停止、苦情など）：marketing@vnext.vn — VNEXT JAPAN株式会社 〒101-0021 東京都千代田区外神田3-8-9 昌徳ビル8F